Mitarbeiter in Chaos-Falle: Tipps für ein aufgeräumtes Büro

Britische Forscher sehen eine Verbindung zwischen der Persönlichkeit eines Mitarbeiters und dem Zustand seines Schreibtisches.

Zwei von drei Führungskräften denken, hinter einem unaufgeräumten Schreibtisch beziehungsweise Büro steckt ein unzuverlässig und amateurhaft arbeitender Mensch. Dies geht aus einer Befragung unter 500 Führungskräften hervor.

Christina Becker, Unternehmerin und Organisationsberaterin aus Mönchengladbach, gibt fünf Tipps für ein aufgeräumtes Büro:

1. Unerledigte Vorgänge: Wenn Ihnen immer wieder Unterlagen in die Hände fallen, die dann wieder auf dem Stapel „Noch zu erledigen“ landen, dann markieren Sie das Schriftstück jedes Mal mit einem roten Punkt. Spätestens bei drei roten Punkten ist es höchste Zeit, endlich eine Entscheidung herbeizuführen.

2. Abläufe organisieren: Wenn die Arbeitsprozesse nicht reibungslos funktionieren, kostet das Zeit und Nerven. Pannen sind vorprogrammiert, Kundenbeschwerden die Folge. Deshalb: Zur Ablaufgestaltung von betrieblichen Vorgängen Richtlinien erarbeiten, schriftlich fixieren und allen Mitarbeitern zugänglich machen.

3. Ablagesystem überprüfen: Jedes Schriftstück muss zum richtigen Zeitpunkt am zugeordneten Platz auffindbar sein, sonst nimmt die Sucherei kein Ende. Die Entscheidung, ob ein Dokument abgelegt oder weggeworfen wird, fällt leichter, wenn Sie sich beispielsweise folgende Fragen selbst beantworten: Wird das Schriftstück in den nächsten zwölf Monaten gebraucht? Gibt es im Unternehmen noch eine Kopie? Können die Informationen auch anderweitig besorgt werden? Gibt es ein Unglück, wenn ich das Papier wegwerfe?

4. Zettelwirtschaft ordnen: Vor allem bei Telefongesprächen sind Notizzettel immer noch die beliebteste Arbeitshilfe, um Inhalte und Informationen festzuhalten. Die Formate reichen vom DIN A4-Bogen über ganz unterschiedliche Zettelblöcke bis zum Bierdeckel. Besser: Allen Mitarbeitern einheitliche Haftzettel in der Größe DIN A5 zur Verfügung stellen. Die gibt es auch als durchschreibendes Notizbuch, sodass immer eine Kopie im Block verbleibt.

5. Betriebsanleitungen aufheben: Selbst ausgefeilte Technik funktioniert gelegentlich nicht. Doch wenn Betriebsanleitungen dringend gebraucht werden, sind sie häufig genug nicht zu finden. Wegen ganz unterschiedlicher Formate und Umfänge sind sie schwer zu archivieren. Deshalb: Alle Unterlagen zu jedem Gerät gehören in eine eigene Klarsichthülle und dann in einen allgemein zugänglichen Stehsammler.